Biblioteca Digital: criar, manter, usar

Este seria um comentário. Virou post onde aproveito para documentar algumas coisas que tenho sugerido a amigos que começaram o mestrado recentemente. Mas as dicas se aplicam a quase todos que acumulam papelada digital.

Ontem o Philipe Berman, que escreve as Simples Notas, perguntou:
"Alguém poderia me ajudar? Venho acumulando arquivos digitais de papers há três anos, mas cheguei em um ponto em que organizá-los por pastas do Windows se tornou inviável. Às vezes perco um tempão procurando um artigo, e muitas vezes desisto e acabo apelando pro (...)"

Meu receituário implica na redução na quantidade de pastas e subpastas, utilização de um indexador de arquivos e adoção de um programa para centralizar anotações. Como bônus, pense na possibilidade de acessar esses dados em qualquer lugar. Vamos lá: 

Organização da pasta Meus Documentos

Tem uma conversação bacana aqui. Geralmente tento manter uma estrutura simples, apesar do caos sempre querer tomar conta. Mas este não é seu problema. O pepino agora é:


Tornar funcional sua biblioteca acadêmica digital

Os arquivos são fáceis de encontrar pois estão disponíveis em algum lugar! Mesmo quando você não os acha na sua bagunça, dá um jeito de baixar novamente.

Viu a sugestão do Pedro? Se achar necessário, utilize um desses programinhas que renomeiam vários arquivos de uma só vez. É possível, por exemplo, padronizar o nome, mantendo uma sequência, ou apenas retirar, incluir ou substituir caracteres em determinada posição, etc. Eu usava o Lupas Rename, e agora uso o ReNamer. Não me pergunte qual deles é o melhor  =)

Na verdade, não precisa ter uma organização sistemática (nem de pastas, nem de nomes) dos arquivos. Basta um programa para indexar o conteúdo deles no seu computador. Há o Google Desktop, o Windows Search, o Copernic e outros. Apesar de o Mac e o Windows Vista já possuírem indexadores de conteúdo no próprio sistema operacional, vale a pena adotar um destes softwares.

Mais importante do que organizar os arquivos, é gerenciar as impressões geradas ao ler esses artigos. Entendi isso quando li estes comentários do Fabiano Caruso, nesse bate papo lá no GTDbr:
 "Mas em um tempo de abundância de informações a minha dica é: não se preocupe muito em organizá-las, concentre-se mais em formação de opinição e produção escrita e reflexiva a partir do que é passado de leitura (...) Então, acho que o melhor caminho hoje é..."

Agora pergunto: onde você guarda seu rabiscos, seus rascunhos, seus fichamentos, seus comentários? No email? Em folhas avulsas no MS Word?

A dica aqui é usar algo para gerenciar e tornar acessível essas informações. Recomendo o Evernote. É como um bloco de notas, onde você inclui textos, rascunhos, anexa trechos da web, áudio, imagens e até pdfs inteiros. Esse seu cérebro digital pode ser acessado através do seu computador, pode ser carregado no pendrive, estará disponível em qualquer browser e até no smartphone. Tudo sincronizado.

Leituras versus produção de conhecimento

Dê uma lida nesses dois textos e faça as devidas adaptações para sua realidade:
  • Organizando-se para o Mestrado - é um "guia" de técnicas de organização para coleta de dados, leitura e escrita baseadas na experiência pessoal de Sílvia Assumpção do Amaral Tomanari
  • Using Evernote For Research - o cara do GTD Wannabe, um doutorando, explica como ele utiliza o Evernote para auxilia-lo em seu trabalho.

 Acessando a Biblioteca digital pessoal em qualquer lugar

Talvez você tenha o hábito de salvar alguns arquivos importantes no email ou faz uso de algum tipo de disco virtual (DropBox, Skydrive, etc)... Mas você sabia que pode sincronizar pastas de arquivos entre vários computadores e internet? O Live Mesh disponibiliza 5GB gratuitos (mas lembre-se que não existe almoço gratis). Já o SugarSync, com mais opções, tem um free trial por 45 dias, além de oferecer 2 GB free, tem planos a  partir de 30 GB a preços razoáveis.

 E o que fazer com os artigos em papel?

Fácil: monte seu "Arquivo de Referência Geral".

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