Fluxo de trabalho - como o GTD acontece

Já falamos aqui que o metodologia de organização pessoal Getting Things Done - A Arte de Fazer Acontecer, de David Allen, é composta por cinco etapas e linkamos para dois exemplos que foram analisados lá na lista de discussão. Agora vou explicar resumidamente como o GTD acontece:

Durante a fase da coleta, recolhemos os papéis soltos, reunimos tudo que está fora do lugar, catalogamos o que de alguma forma está inacabado. Em seguida, durante o processamento, analizamos um ítem de cada vez. Pegamos a primeira anotação, correspondência, papelzinho ou seja lá o que for que estiver por cima da pilha e nos perguntamos: "o que é isso? Eu tenho que tomar alguma atidude em relação a isso?"

Temos duas respostas: sim ou não. Se não for necessário fazer nada com o ítem, seu destino será o lixo, ou podemos querer guardar pois talvez seja útil, ou então deixamos numa lista de espera para colocar em prática algum dia.

Mas se a resposta for "sim, quero fazer algo em relação a isso", então é preciso identificar onde se quer chegar, visualizar qual o resultado final quando aquilo tiver sido feito. Agora é só estabelecer qual o próximo passo para atingir este resultado de sucesso.

Uma vez que o objetivo esteja claro e a "próxima ação" identificada, se "a coisa" levar menos de dois minutos para ser feita, fazemos logo! Mais do que isso, podemos delegar a tarefa a alguém ou então adiar, para fazer o mais rápido, assim que for possível.

Ao adiar, pode-se anotar um lembrete no calendário caso o compromisso tenha data ou hora marcada para acontecer, ou coloca-se numa lista de próximas ações.

Essas informações são consultadas diariamente e precisam ser revisadas periodicamente para manter o sistema coeso, confiável e funcionando.

Na hora de decidir qual "tarefa" fazer agora, a escolha é determinada pela intuição, apoiada pelas fases anteriores e influencida pela circunstância do momento. Utiliza-se três modelos para tomar esta decisão. Falarei deles noutra oportunidade.

Tudo o que eu disse acima está representado e ilustrado num diagrama que carrego no pocket e que também mantenho uma cópia colada na mesa do escritório, por baixo do vidro:

O GTD Workflow Advanced [Diagrama do Fluxo de Trabalho - GTD] em questão foi criado por Scott Moehring:



Se preferir, o diagrama acima pode ser visto diretamente no Scribd, ou pode ser baixado lá na DavidCo.

Parece burocrático demais? Leia o livro e deixe o GTD surpreender você =)

Só o palmtop não basta

Depoimento de apresentação lá no grupo de discussão GTD Brasil:
"Sou usuário de palm há mais de 6 anos. Eu nunca tinha ouvido falar desse tal de GTD mas após ler um pouquinho sobre o assunto vejo que a finalidade do GTD coincide com um dos objetivos do palm: Nos livrar de ficar lembrando algo e deixar o palm fazer isso por nós. Eu uso o palm muito com esta finalidade: criar notas, memos, ou agendamentos que me libertem daquela memória até a necessidade de usá-lo.

Por exemplo: Tenho que passar um e-mail ou comprar algo em determinado horário. Agendo e esqueço só lembrando quando o palm desperta. Só nisso o palm já vale a pena. Bom, o que eu queria é dicas de GTD para aprimorar os usos no palm.

Eu propriamente tenho uma dificuldade: quando vou fazer alguma coisa complexa, com várias etapas, as vezes acabo esquecendo de fazer uma delas (organizar eventos (ou cursos) é uma delas - sempre tem milhares de detalhes a serem lembrados e acabo esquecendo algum) e uma lista de coisas a fazer não me parece viável. (...)"

Guedes - Brasília
Continue lendo, e as mensagens que se seguem, lá no grupo, GTDbr, msg #3069

Zerinho, Zerinho

Uma amiga pediu na véspera para eu comparecer numa aula, onde alguns alunos apresentariam um painel e em seguida eu seria entrevistado.

Aceitei o convite, porque se trata de uma amiga muito especial. Pois bem: passei a quinta-feira inteira em uma licitação que demorou mais do que o esperado: foi das 9 da manhã às 8h30 da noite. Jantei uma barrinha de chocolate, e às 21h eu já estava lá, pronto para o tal evento.

Na hora dos alunos apresentarem o Painel... um constrangimento, um desrespeito com eles mesmos! Não aprenderam a trabalhar em equipe, nem se prepararam para a apresentação, apesar de todo o suporte que tiveram. E eu - o convidado - ali, no meio do fogo.

Em vez de ficar chateado com a tentativa de "enrolation", resolvi achar graça. E achei mais graça ainda quando cheguei em casa e me deparei com essas dicas valiosas que que o pessoal do De Gustibus escreveu, e que repasso: Como não fazer apresentações de trabalho (exceto se você quer ganhar zerinho, zerinho). he he he.

Ah! o De Gustibus Non Est Dispuntandum é um blog muito legal feito por professores de economia. Na maioria das vezes, a linguagem é técnica, afinal, gosto não se discute.

E para reforçar ainda mais essa coisa de apresentações-fiasco, vejam um videozinho lá no Fábio Seixas.

Pessoal, além das dicas acima, experimentem estudar com Mapas Mentais, e consultem as Dicas Tilibra. As Dicas Tilibra ensinam a trabalhar em grupo, a como falar melhor, a ter a atitude de aprender sempre, e outras coisas mais.

Fotos do Curso de Formação de Pregoeiros (ou "Disponibilizando arquivos online")

Estou de volta da viagem a Salvador. Aproveito este espaço porque prometi aos colegas do curso de Formação de Pregoeiros* que eu colocaria as fotos aqui no blog.

=> Caros colegas, para ver as outras fotos, basta clicar na imagem abaixo ; )
As fotos estão no PicasaWEB e vocês podem inserir comentários nelas. Quando estiverem visualizando cada foto individualmente, também é possível ampliar a imagem: para dar o zoom, é só clicar na lupa à direita, e depois, clicar na imagem e arrastar para movê-la. E se quiserem, podem baixá-las para o computador.


Aliás, na maioria das vezes, é melhor colocar fotos e documentos online e disponibilizar o link para acesso, do que estrupar a caixa de entrada dos outros...

Para fotos, experimentem o PicasaWeb, o Flickr, ou vários outros serviços disponíveis por aí.

Se forem compartilhar uma apresentação em powerpoint, usem o Slideshare [Veja um exemplo clicando aqui].

Se for um vídeo, não anexem no e-mail. Salvem-o no Youtube (ou similares) e enviem apenas o link.

Se for uma apostila em pdf, .doc, etc, experimentem o Scribd**. O Scribd é uma espécie de Youtube para documentos. [Clique aqui e veja um exemplo]

E ainda tem o Google Docs, documentos e planilhas!

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* O curso foi promovido pela SAEB, realizado na Universidade Corporativa do Serviço Público - UCS, e a instrutora foi Magnólia Cardin.

** dica dada no GTDbr por do Gabriel Coppini - estudante de engenharia de produção, em São Bernardo do Campo - SP

Cidade Grande

mapa de Salvador
Durante esta semana estou em Salvador, por causa de um curso. Venho pouquíssimas vezes pra cá.

Mais uma vez pude comprovar que a diferença entre capital e interior é o tempo que se gasta com deslocamento.

Hoje, enquanto eu estava indo e vindo, tive um insight...

Ao longo do percurso há várias placas indicativas: Pituba à direita, Campo Grande à Esquerda, Barra; siga em frente. Mas, além deste tipo de sinalização, outra coisa que facilitaria muito a vida de quem está só de passagem, seriam placas indicativas de "onde" você está!

"Sorria, você está na Paralela" =)

[Post escrito on-the-go, no Pocket, aproveitando uma rede Wifi aberta que encontrei no Shopping Barra. Ghhrrrrrr]

[update: inseri um mapinha e coloquei um link... ; ) ]

GTD e Finanças Pessoais: Getting Finances Done


Agora que acabou-se o prazo para declarar o imposto de renda, que tal falarmos de organizar as finanças para mais um ano?

Boa parte dos princípios aplicados à produtividade também podem ser aplicados à vida financeira pessoal - essa é a conclusão que chegamos no Grupo GTD Brasil, com uma conversação gerada pelo Bruno Valente, que até o momento conta com mais de 25 mensagens.

Basicamente, como o Nelson falou, deve-se tratar cada objetivo financeiro como um Projeto (in GTD terms) e usar de forma efetiva o sistema de lembretes no Calendário, no Tickler File e nas Listas por Contexto.

Além disso, é sempre bom ficar atento - e diferenciar "Fluxo" de "Resultados". A grosso modo, o Resultado diz respeito a lucro ou prejuizo - quanto eu ganho menos quanto eu gasto em determinado período de tempo. Já o Fluxo (fluxo de caixa) tem a ver com "em que momento" efetivamente esse dinheiro vai entrar e quando vai sair.

Para fazer os controles, pode-se usar algum caderninho, uma planilha, ou algum programa mais específico. Em relação ao uso de planilhas, vale notar que nem todo mundo se adapta à elas, por diversas razões.

Mas antes de adotar algum software para controle financeiro, é preciso criar o hábito de anotar os gastos. Primeiro, para ter a idéia da composição das despesas (dividi-las por categorias). Depois, para fazer um planejamento (orçamento); e, por último, comparar os gastos realizados com o que foi planejado.

A partir daí seguiram-se vários dicas e depoimentos, como a Natália, que citou o uso de cartões de crédito. Confira as mensagens na página do grupo, ou se estiver cadastrado, baixe uma compilação na área de arquivos.


Getting Finances Done - Aplicando os princípios do GTD nas finanças pessoais

Inclusive, Douglas Caetano nos apresentou ao Getting Finances Done - o blog de Samuel e sua esposa - um casal que encontrou uma maneira de gerir as finanças de tal forma que este assunto trouxe mais união entre eles. Hoje ele são capazes de dizer ao dinheiro aonde ele deve ir, em vez de se perguntar pra onde o dinheiro foi antes de acabar o mês : )

(Se você tiver dificuldade para ler em inglês, deixe o tio Google tentar traduzir pra você ;)

O casal se inspira no GTD e nos ensinamentos do consultor financeiro Dave Ramsey.
Assim como no GTD, na finanças, o sistema também tem de ser 100% confiável para que não haja resíduos de preocupação, dúvida ou ansiedade por se estar esquecendo alguma coisa. A intenção é se livrar da tensão e stress relativos aos assuntos financeiros.

A cada vez que gastar, deverá saber que dispõe do valor e que não precisará dele para nenhuma outra coisa... É necessário saber que está poupando conforme suas prioridades e seus valores em relação a outros possíveis objetivos.

Segundo eles, é comum começar acompanhando as despesas num software. Mas, sem ter um plano pré-definido as coisas podem se tornar complexas e fora do controle. Antes que se perceba, já não se está tão certo de um dado no aplicativo porque não se tem uma acurada conciliação de contas. Ou seja, o dado no aplicativo não bate com o que se tem na conta no banco. Não tem certeza se os dados na planilha são exatos. Não se tem certeza se o orçamento reflete a realidade. Como resultado, perde-se a confiança e joga-se todo o trabalho fora. Acaba-se desencorajado e pessimista, sentindo que jamais será capaz de manter um controle, e retorna-se aos padrões de gastos sem controle e aumento de endividamento.

Já aqueles que confiam no seu sistema de gestão de finanças tem uma apresentação totalmente diferente. Gastam com confiança e segurança, pois sabem que o dinheiro está destinado a determinada aquisição ou categoria de gasto. Não há buracos em seu orçamento. Seguem em direção sem desvio para alcançar seus objetivos financeiros. Sabem, mês a mês, para que onde seu dinheiro vai e que está sendo usado exatamente do modo que desejam. Não há nenhuma ansiedade ou um incomodo num canto da sua mente, receosos de terem se esquecido de uma conta a pagar ou algum detalhe em suas finanças.

Recomendo a leitura de pelo menos três artigos:
  1. Applying GTD principles to your personal finances - Part 1 (Aplique os princípios do GTD em suas finanças pessoais - parte 01 - traduzido pelo Google)
  2. Applying GTD principles to your personal finances - Part 2 (Aplique os princípios do GTD em suas finanças pessoais - parte 02 - traduzido pelo Google)
  3. 3 reasons most budgets don’t work and how to fix them (Os 3 maiores motivos por que orçamentos não funcionam, e como concertá-los - traduzido via Google)


Outros Links:

Vasculhando o tema pela internet, encontramos de tudo um pouco: desde gente com a educação financeira equilibrada, como o Walmar, e várias outras sugestões:

Tem uma categoria sobre Finanças Pessoais no Mercado & Malagueta, onde a Bia fala, entre outras coisas, que é preciso aprender a economizar.

O Dinheirama.Com, do Conrado Navarro, fala sobre saúde financeira e quer saber se você é uma pessoa "sem noçao".

Sobre orçamento, o Felipe Barcellos transcreveu um texto interessante e bem explicativo da InfoMoney, em "como cuidar do seu dinheiro".

Ricardo Yasuda (Shadow), no blog Consciência Financeira, diz que vendeu o carro e foi morar próximo ao trabalho. Ganhou mais qualidade de vida e sentiu diferença no bolso.

(Falando nisso, será que você sabe comprar bem?)


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Já Cotei: Calculadora Financeira :: Livros de Finanças
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