Ser organizado é ser produtivo?

"Ser organizado, contudo, não significa ser produtivo. É apenas um dos aspectos de quem é produtivo. Os outros, indispensáveis, são, cito alguns, a capacidade de concentração, focalizar, concluir tarefas, ter persistência e ter energia."
Silvia Alves - BH

Na lista de discussão, Adriano Borges perguntou:

"Foco...
O que mesmo? Ah... foco. !!??? (...) Mas, a questão permanece: como melhorar o foco?"

Veja como a conversação se desenrolou: no Grupo GTDbr

Sumário: Mudança de Plataforma

O objetivo deste post é agregar, como uma espécie de sumário, a série de textos que narram a minha saga com a mudança de pda e de sistema operacional.

Quando troquei o Tungsten|E pelo LifeDrive, ganhei uma tela gigante, 4 GB de espaço, um gravador de voz e possibilidade de usar wi-fi e bluetooth..

Agora, substituí o LifeDrive por um Atom XDA, e no pacote, juntei pda e celular num só aparelho. De brinde veio uma camerazinha de dois megapixels embutida, e um sistema operacional diferente, com a tão falada multitarefa - o Windows Mobile.

No frigir dos ovos, o que importa quando adquirimos um asistente pessoal digital, é a capacidade que ele tem de nos apoiar no grande desafio que é fazer as coisas acontecerem.

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Seções:
  1. Viva o novo: mudança de plataforma - Os motivos que me levaram a mudar

  2. Meu sistema antes da transição - Como estava configurado meu sistema de organização pessoal no palm

  3. O Caminho das Pedras - Sempre quebra alguma coisa na hora de transportar os móveis de uma casa pra outra....

  4. PalmOS versus Windows Mobile - como se diz em Economia, para tudo há um trade off: ganha-se algo aqui e perde outra coisa ali. Análise sob o ponto de vista Getting Things Done.

  5. GTD no PPC: depois dos ajustes - coming soon...

Agenda: PalmOS versus Windows Mobile

Como se diz por aí, tanto o Palm quanto o PPC fazem as mesmas coisas, de maneiras diferentes. O resto é questão de gosto, ou melhor, de hábito!

Imagino que grande parte das pessoas que possuem um pda acabam negligenciando a principal atribuição dessa ferramenta: o uso efetivo como PIM - Gerenciador de Informações Pessoais. Um pda é bem mais que uma "agenda eletrônica", mas essa função de "agenda" tem que funcionar a contento.

E é baseado na minha experiência com GTD, uma metodologia de organização pessoal bastante flexível, que farei algumas considerações acerca das duas plataformas.


PalmDesktop X MS Outlook

As informações do pda geralmente são sincronizadas com o computador de mesa. Um palm sincroniza com o PalmDesktop ou com o MS Outlook, e o PPC conversa apenas com este último.

O Palmdesktop é simples e funcional enquanto o MS Outlook é poderoso e customizável.

Uma importante diferença: enquanto o Palm é fiel ao Palmdesktop, o Pocket Outlook (no PPC) não comporta todas as funcionalidades do MS Outlook.

Uma semelhança: no MS Outlook pode-se criar subpastas, mas, de fábrica, as duas plataformas sincronizam apenas com as pastas principais.

Palm X Pocket PC

O PIM do PalmOS é melhor em termos de usabilidade do que o PIM do Windows Mobile.
No Palm eu usava o PIM original mesmo, e isso bastava. Mas no PPC, o Calendário e o Tarefas nativos deixaram muito a desejar na inserção e apresentação dos dados...

Gostei da maneira como o Calendário é apresentado no PPC, apesar de quê, marcar um compromisso no palm é infinitamente mais fácil. Clique nas fotos abaixo, depois passe o mouse para ver mais comentários sobre o uso do calendário em cada sistema operacional.

Calendários nativos do PalmOS e do Windows Mobile Novo Evento no Calendário

No palm, um compromisso pode durar o dia inteiro, ou ainda não ter hora definida. Já no Pocket PC só existe a opção de marcar "dia inteiro".

Em relação a compromissos que se repetem de tempos em tempos, ou que duram vários dias:
No palm é possível modificar a entrada corrente, todas ou apenas as futuras. Quando modifico uma entrada, ela perde a ligação que tinha com as outras. Se eu, mais à frente, clicar em editar "todas", só serão modificadas as remanescentes, ou seja, as que não foram editadas antes.

No PPC eu também posso modificar uma entrada isolada. Mas, se depois eu escolher modificar a "série", eu perderei as personalizações que tiverem sido feitas anteriormente.

Os palms tem uma limitação de poder usar apenas 16 categorias, enquanto os PPCs permitem usar quantas forem necessárias, além de ser possível atribuir mais de uma categoria a cada ítem. Ponto para os pocket pcs!

Decepção com Tarefas do PPC, no modo de visualização em lista, que mostra apenas a primeira linha em vez do texto completo.

Anotações / Notes no PPC - Horrível a integração com o MS Outlook. Você pode guardá-las no cartão de memória, mas o MS Outlook não vai reconhecer, dentre outras coisas.

Vale notar que o Anotações no PPC é mais poderoso queo Memos do Palm, pois permite escrever, desenhar e adicionar um memo de voz na mesma na nota.

Conclusões

  • Não gostei do PIM nativo dos Pocket PCs. Pela primeira vez vou usar outros softwares para melhorar as funcionalidades...
  • Estou bastante satisfeito com os outros recursos e possibilidades que o Windows Mobile oferece.
Quando decidi mudar, sabia que teria que me readaptar, mudar os paradigmas. Eu sou aberto a mudanças. Mas a transição não foi suave. Eu sempre tentei manter meu PIM simples e funcional, e mesmo assim, tive problemas na hora de "transportar" os dados.

É importante ter em mente que qualquer que seja a plataforma, é possível customizá-la com softwares de terceiros e deixar o pda de acordo com a vontade/ necessidade de seu dono.
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(Atualizado em 17 de março de 2007)

O Caminho das Pedras

Este post talvez interesse a quem está pensando em trocar de plataforma, ou como eu, está no processo de transição. Se você não se enquadra, fique à vontade para "pular" para o texto seguinte.

Seguindo o exemplo no blog do Farley, resolvi deixar aqui os "rastros" da minha transição PalmOS => Windows Mobile 5. Aconteceu em duas etapas: a primeira, passar do PalmDesktop para o MS Outlook no PC e fazer todos os preparativos para a chegada do pdaphone (ppc + telefone). A segunda fase foi sincronizar as minhas informações PIM para o dispositivo móvel. Até agora, as coisas estão assim:

Etapa 01: PalmDesktop => MS Outlook

  • Tive Estou com problemas com o Tarefas
  • Estou com problema com o Contatos

Etapa 02: MS Outlook => PPC

  • Tive Estou com problemas com o Tarefas
  • Estou com problema com o Anotações / Notes
  • Tive Estou com problemas com o Calendário

Abaixo especifico cada uma das etapas. Algumas passagens seriam cômicas, se não fossem quase trágicas:



Etapa 01 - PalmDesktop => MS Outlook

1) Tenho instalado o MS Outlook 2003 em português e o Atom O2 chegararia em inglês. Os dois conversariam tranquilamente? Segundo o pessoal do Palmforum*, sim! Então, estou usando:

Outlook 2003 em português + Microsoft ActiveSync 4.2 em português + PPC em Inglês.

Tem um tal MicrosoftActiveSync 4.5 Beta 2 mas preferi não usa-lo.

2) Com o CD que veio com o LifeDrive, transferi os dados entre os programas.
Mas segundoAlen_D, na versão mais recente do PalmDesktop há a opção de fazer a mudança. Ou seja, nem precisava do CD...

3) De cara, tive problema com o Tarefas, pois só migraram as tarefas concluídas.
Veio a grande idéia: apaguei do LD duas tarefas recorrentes que intuitivamente achei que estavam atrapalhando asincronização e em seguida fiz de novo o sincronismo LD => MS Outlook,tendo o cuidado de configurar o HotsyncMenager para, no Tarefas, o palm sobreescrever o PC. Daí funcionou beleza!

4) Em seguida, problema com os Contatos. Percebi, foi que os contatos não vão 100% direitinho do Palmdesktop para o MS Outlook. Explico:
Desde o TE eu costumava escrever nos contatos assim: Fulana: no campo de telefone, eu escrevia o número e alguma observação ali mesmo. O MS Outlook não reconheceu essas entradas como válidas .

No Palmdesktop vc pode cadastrar vários telefones sob o nome "trabalho",enquanto no MS Outlook, ele cadastra apenas "Trabalho1" e "Trabalho2". No outlook também não tem o telefone "Principal". Então, o Outlook não capturou esses telefones . Agora tenho que revisar um a um.


Mas eu acredito que quem faz tudo certinho desde o início, não tem problemas na hora de migrar.

Agora, outra dúvida: Em que formato os telefones dos contatos devem estar cadastrados no MS Outlook e no PPCphone (O2 Atom XDA)? 00 + 55 + operadora + DDD+ telefone?
Acabei escrevendo (0 + Código da operadora + DDD +telefone). Estou consertando aos poucos, no próprio Atom




Etapa 02: - MS Outlook => PPC

Minha pretensão era usar o PIM nativo, lembram?

1) O Windows Mobile 5 não suportou muito bem os 1164 ítens do Tarefas. Demora muito pra carregar. Para desafogar o programa, no MS Outlook estou criando criei uma sub-pasta no Tarefas para colocar as tarefas concluídas. Como não achei uma opção de não sincronizar essa subpasta, também mandei arquivá-las. Eu pensava que as sub-pastas também seriam automaticamente sincronizadas....


2) Problemas com o Anotações (Notes): meus 800 memos foram para o PPC sem a categorias! Eu não sabia disso, nem estava escrito no manual, nem em nenhum lugar que pesquisei anteriormente! O Notes no PPC demoraaava pra abrir... Então, com o PPC conectado, criei sub-pastas no MS Outlook, pois pensei: já que não vão as categorias, então organizo tudo em pastas. O Activesync não sincronizou as subpastas! E ainda por cima, duplicou minhas Anotações!!!!!!!!!
Ah! e tenho uma ligeira impressão de que o tamanho máximo das Anotações no MS Outlook são bem menores que os Memos do Palmdesktop...

3) Problemas com o Calendário. Por padrão, o Activesync sincroniza apenas as duas últimas semanas do Calendário com o PPC. Mas você pode configurar para um mês, seis meses ou tudo. Pra duas semanas, sincronizou ok, mas quando eu colocava para sincronizar TODA a agenda, dava pane. O sincronismo não acabava nunca. Depois de muito quebrar a cabeça e de um hard reset, intuitivamente, mexi, deletei alguns compromissos e eventos recorrentes, e enfim, tudo se resolveu.

Antes de tentar sincronizar o calendário, o ppc havia consumido apenas 10 MB do"Main Storage". Depois do bendito sincronismo, essa main storage está 46%ocupada. No PPC tem um arquivo chamado "pim" com 12,9 MB (antes era 4 MB). Isto é normal?!

Até aquele momento eu não tinha nenhum programa extra instalado além do que veio originalmente de fábrica (WM5 + aplicativos O2) + plugin para o today O2 Plus - e mesmo assim, já havia gastado 50% da memória principal?!?

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Referências:

*Migrando do PalmOS para o WindowsMobile (via Palmfórum)

Meu sistema antes da transição

Peço licença a quem não gosta de pdas, porque vou falar bastante deles nos próximos três ou quatro artigos... Na verdade, é uma trilogia de cinco textos dinâmicos (sinônimo de post) contando minha saga durante o processo de mudança de pdea e de plataforma, de PalmOS5 para Windows Mobile 5.

Há pouco mais de uma semana que estou com o Atom O2 XDA, um pocket pc phone edition. Estou muito atarefado estes dias, tô aprendendo a mexer aos poucos... e a me adaptando ao Windows Mobile!

LifeDrive e O2 Atom XDA

As análises, minhas impressões e experiência estão acontecendo levando-se em conta que sou um "GTD user" (ou seria GTDista? ou GTDdiano? ). Portanto, meu maior critério é a efetividade com que o pda vai se comportar como organizador pessoal.

É claro que um pda - seja palmOS ou PPC - traz inúmeros benefícios como documentos de texto, planilhas, multimidia, conectividade, etc. Mas o que está em jogo agora é a facilidade e a rapidez com que o pda me atende quando preciso lidar com meu sistema de informações.

Minha intenção era replicar no PPC a maneira como eu organizava minha vida no Palm - usando os aplicativos padrão, de acordo com o paradigma Plain Vanilla:
  • Calendário para ítens de calendário;
  • Tarefas, para listas de "próximas ações" por contexto, lista de Projetos e lista de Agendas
  • Contatos, para lista de telefones e endereços.
  • Memos, para material de referência.
  • Busca, para pesquisar, encontrar e filtrar as informações.
Vale observar que no momento da transição, em meu LifeDrive:

* Havia 1164 ítens no Tarefas, das quais, 807 estavam concluídas. Das 307 restantes, cerca de 160 eram @S/M. O LifeDrive respondia muito bem, e era bem rápido.

* Continha mais de 800 memorandos (no Memos), separados por categorias. A busca era super rápida.

Existe algum software bom para fazer GTD num Pocket PC? a melhor explicação é esta resposta, que encontrei na lista GTD_PPC, e que faço uma tradução livre:
- Recomendo usar os aplicativos nativos, e limitar ao máximo a personalização dos softwares, de forma que todo o sistema possa ser portado facilmente se houver mudança de hardware ou de software. Quanto maior a customização e dependência em relação a um programa, mais dolorosa é a mudança. (Eric)
O primeiro artigo da trilogia de cinco posts já foi publicado - expliquei meus motivos em mudar, apesar de não ter do que reclamar da Palm.... Logo mais, o próximo capítulo mostrando a via crucis da migração.

LifeDrive e O2 Atom XDA

Listas-chave

Aproveitando o embalo, deixo no aplicativo Tarefas:
  • listas de próximas ações (next actions)
  • lista de projetos
  • lista de Agendas
  • lista de coisas a fazer Talvez Algum Dia
Perceba a diferença entre os contextos (@Casa, @Computador, etc) aqui e as categorias (Empresa, Família, etc) lá no Calendário.

Listas de Próximas Ações  (Next Actions) e Projetos no pda [1/2]


Quando eu concluía o projeto ou a ação, antes de marcar no quadradinho, eu escrevia "[X]" (Se quiser saber porquê, me pergunte).
Agora, veja como eu integro os projetos com a próxima açõe necessária para ele ser concluído:


Listas de Próximas Ações (Next Actions) e Projetos no pda [2/2]

Atenção: se você não faz idéia do que seja Getting Things Done, não vai entender nada, e ainda vai achar que eu sou completamente sem noção! : D

Usos do Calendário

Como você usa o Calendário? Escreve tudo lá, indiscriminadamente? Usa uma versão eletrônica ou em papel?

A partir de uma conversação iniciada por Sílvia sobre quando ler o segundo livro de David Allen, voltamos a discutir, na lista GTD Brasil, melhores práticas para o uso do calendário . (Leia os tópicos e veja como o pessoal tem feito).

Há um tempo atrás mostrei no flickr algumas telas do meu calendário. Com a conversação na lista, expliquei melhor como eu vinha fazendo... Então agora reúno as imagens...

Calendário no pda - tela today [1/3] Calendário no pda [2/3] Calendário no pda - Visão Semanal [3/3]

... e as mensagens: *Aqui* e **.

Lembrem-se que sou adepto do Plain Vanilla.

Plain Vanilla


Para administrar os compromissos e os afazeres do dia-a-dia, pode-se utilizar várias ferramentas: caneta e papel, computador, pda, aplicativos baseados na web, etc. Como centro do meu sistema de organização pessoal, eu escolhi usar um pda, configurado no estilo Plain Vanilla.

Por definição, chama-se Plain Vanilla quando a metodologia GTD é sustentada pelos aplicativos nativos (PIM) do Palm (calendário + memorandos + agenda de contatos + lista de tarefas).

O objetivo é manter o sistema de listas simples e funcional... sem complicações, sem muitos fru-frus. Costuma-se lançar mão de símbolos/ caracteres/ marcadores para aumentar a funcionalidade do sistema, e geralmente o pda é sincronizado com o PalmDesktop ou Microsoft Outlook.

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Links:
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Em relação a outras implementações baseadas em pdas, temos:
  • Cyberpoche - usa Calendário, e Memos para as listas, utilizando operadores lógicos (sinais) e o sistema de buscas.
  • PigPog Method - usa o Tarefas, mais ou menos assim: "próxima ação + [nome do projeto]"
  • LifeBalance - ótimo programa, recomendado pelo Nelson Ferreira, na lista de discussão.
  • Também pode-se usar um Outliner - Natara Bonsai, por exemplo - ou uma Planilha, etc....
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Foto do sorvete de baunilha: by Alicat3, licenciada por Creative Commons
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