Fluxo de trabalho - como o GTD acontece

Já falamos aqui que o metodologia de organização pessoal Getting Things Done - A Arte de Fazer Acontecer, de David Allen, é composta por cinco etapas e linkamos para dois exemplos que foram analisados lá na lista de discussão. Agora vou explicar resumidamente como o GTD acontece:

Durante a fase da coleta, recolhemos os papéis soltos, reunimos tudo que está fora do lugar, catalogamos o que de alguma forma está inacabado. Em seguida, durante o processamento, analizamos um ítem de cada vez. Pegamos a primeira anotação, correspondência, papelzinho ou seja lá o que for que estiver por cima da pilha e nos perguntamos: "o que é isso? Eu tenho que tomar alguma atidude em relação a isso?"

Temos duas respostas: sim ou não. Se não for necessário fazer nada com o ítem, seu destino será o lixo, ou podemos querer guardar pois talvez seja útil, ou então deixamos numa lista de espera para colocar em prática algum dia.

Mas se a resposta for "sim, quero fazer algo em relação a isso", então é preciso identificar onde se quer chegar, visualizar qual o resultado final quando aquilo tiver sido feito. Agora é só estabelecer qual o próximo passo para atingir este resultado de sucesso.

Uma vez que o objetivo esteja claro e a "próxima ação" identificada, se "a coisa" levar menos de dois minutos para ser feita, fazemos logo! Mais do que isso, podemos delegar a tarefa a alguém ou então adiar, para fazer o mais rápido, assim que for possível.

Ao adiar, pode-se anotar um lembrete no calendário caso o compromisso tenha data ou hora marcada para acontecer, ou coloca-se numa lista de próximas ações.

Essas informações são consultadas diariamente e precisam ser revisadas periodicamente para manter o sistema coeso, confiável e funcionando.

Na hora de decidir qual "tarefa" fazer agora, a escolha é determinada pela intuição, apoiada pelas fases anteriores e influencida pela circunstância do momento. Utiliza-se três modelos para tomar esta decisão. Falarei deles noutra oportunidade.

Tudo o que eu disse acima está representado e ilustrado num diagrama que carrego no pocket e que também mantenho uma cópia colada na mesa do escritório, por baixo do vidro:

O GTD Workflow Advanced [Diagrama do Fluxo de Trabalho - GTD] em questão foi criado por Scott Moehring:



Se preferir, o diagrama acima pode ser visto diretamente no Scribd, ou pode ser baixado lá na DavidCo.

Parece burocrático demais? Leia o livro e deixe o GTD surpreender você =)

Um comentário:

  1. Alessandro Martins01/06/2007 10:36

    Oi! Vim agradecer a recente visita... sobre esse assunto de GTD, posso dizer que nunca me aprofundei, mas pelo menos no que diz respeito à caixa de email ela está quase sempre vazia e não é porque eu recebo poucos... ao contrário. Creio que vou estender a metodologia para outros aspectos da minha vida. Muito prático.

    Abraços!

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